Comment passer de la déclaration de principe à la pratique, comment traduire concrètement la loi en actions concrètes dans l’entreprise ?
Quel retour d’expérience avons-nous des entreprises ayant ouvert la voie dans ce domaine, en France ou en Europe ?
Un dialogue à engager avec les parties prenantes dans l’entreprise
En Allemagne, pionnière en la matière, les entreprises du secteur automobile comme BMW ou Volkswagen ont imposé des restrictions à certaines de leurs filiales comme le blocage des messageries des salariés en-dehors des heures officielles de travail. En France, certains groupes ont fixé des journées sans mail. Mais ces initiatives ne bénéficient pas toujours de l’accueil escompté en raison du stress qu’elles peuvent générer, de leur impact sur l’activité de l’entreprise et de leurs possibles effets pervers (travail reporté à plus tard ou sous une autre forme). Lorsque l’on ne peut pas accéder à sa messagerie professionnelle durant le week-end, les mails reçus le samedi s’accumulent sur la boîte mail et sont gérés le lundi matin. Quant aux urgences du week-end, elles risquent d’emprunter la voie du téléphone.
Pour trouver les solutions les plus adaptées aux contraintes spécifiques de l’entreprise et faciliter leur acceptation par le plus grand nombre, il est indispensable d’engager une concertation dans l’entreprise. C’est d’ailleurs ce que prévoit la loi qui stipule que :
- des négociations devront avoir lieu sur les modalités du droit à la déconnexion (même si la loi ne le prévoit pas, l’idéal est d’associer également à la réflexion les responsables des services informatiques, le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) et le médecin du travail) ;
- elles se feront dans le cadre des négociations annuelles « égalité professionnelle et qualité de vie » ;
- elles seront obligatoires pour toutes les entreprises ayant des délégués syndicaux.
Dans le cas où ces négociations n’aboutiraient pas à un accord entre la direction et les représentants du personnel, l’employeur pourra rédiger de façon unilatérale une charte de bonnes pratiques qui sera soumise pour avis au comité d’entreprise.
Les règles du bon usage des écrans dans les entreprises
L’usage abusif du mail est sans aucun doute le nerf de la guerre pour la plupart des entreprises. En quelques années, il est devenu un outil de chat alors qu’il n’avait pas été conçu pour cela. Il est devenu intrusif, source de déconcentration et d’interruptions incessantes, générateur de stress, de pression.
Il est temps de reprendre le contrôle, de s’imposer certaines limites au plan individuel et redéfinir ses conditions d’utilisation au plan collectif. Mais il faudra du temps pour y parvenir et surtout des efforts car la toute-puissance du mail est avant tout un problème culturel.
En France, répondre du tac au tac à un mail de son chef le vendredi soir c’est être réactif, c’est considéré comme positif… En Angleterre par exemple, si on est encore au bureau après 18 heures, c’est qu’on est mal organisé. Il faut un véritable changement culturel. Bien travailler ne se résume pas à être hyperconnecté.
Magali Prost, docteure en psychologie ergonomique, maîtresse de conférence à Nanterre.
Les règles qui suivent peuvent aider chacun d’entre nous à réguler notre usage du mail et servir de base à l’élaboration d’une charte de bonnes pratiques du numérique dans les entreprises :
- apprendre à trier et à restreindre le nombre de destinataires en copie de ses mails : prendre le temps de réfléchir aux destinataires vraiment utiles du mail et s’abstenir d’utiliser systématiquement la fonction « envoyer à tous » ou « répondre à tous », choisie souvent par facilité mais qui génère bon nombre d’ e-mails inutiles ;
- mettre son téléphone sur off en réunion ;
- ne pas répondre aux mails si cette réponse n’est pas indispensable ;
- rédiger des mails concis, clairs en évitant les questions ouvertes ;
- supprimer les historiques de discussion ;
- privilégier le contact humain, la communication verbale plutôt que l’envoi de mails à chaque fois que c’est possible ;
- faire des pauses numériques dans la journée : se déconnecter au moins une fois par jour par exemple au moment de la pause déjeuner (pour lire, échanger avec un collègue…) ;
- ne pas solliciter ses interlocuteurs à des heures tardives, sauf en cas de nécessité (cette règle concerne en particulier les managers) ;
- garder en tête que tout n’est pas urgent : ne pas s’imposer de réponde immédiatement à un mail si ce n’est pas nécessaire et ne pas mettre la pression inutilement sur le destinataire de son mail (lui préciser en particulier que le mail ne nécessite pas de réponse immédiate) ;
- avant de partir en vacances, adopter un système du type « mail on holiday » permettant de préciser à ses interlocuteurs la date de son retour et de les inviter d’ici là à contacter d’autres personnes disponibles ;
- communiquer à intervalles réguliers sur ces règles de bon usage (par voie d’affichage, dans le cadre de certaines réunions, intégration au dispositif de formation des managers).
